Verificare una segnalazione whistleblowing senza esporre chi l'ha fatta

Per la verifica di una segnalazione whistleblowing che l'istruttoria interna non riesce a chiarire, il gestore delle segnalazioni o l'Organismo di Vigilanza possono incaricare un'agenzia investigativa autorizzata di raccogliere riscontri oggettivi, a condizione che il lavoro sia condotto senza mai esporre l'identità di chi ha segnalato e senza lasciare la persona segnalata in balia di accuse che potrebbero rivelarsi infondate.

Cosa chiede il decreto 24 del 2023 alle imprese

Il decreto legislativo 24 del 2023 si applica alle imprese private che nell'ultimo anno hanno impiegato in media almeno cinquanta lavoratori e, a prescindere dalle dimensioni, a quelle che hanno adottato un modello organizzativo ai sensi del decreto 231 del 2001. Il gestore del canale interno deve mandare al segnalante un avviso di ricevimento entro sette giorni, dare diligente seguito alla segnalazione e fornire un riscontro entro tre mesi; quello che la legge non dice, ed è la domanda che chi si occupa di compliance ci fa più spesso, è come si accertano in concreto i fatti che sono stati segnalati.

La legge protegge la riservatezza di chi segnala e vieta qualsiasi ritorsione nei suoi confronti, anche quando è soltanto tentata o minacciata. Come ricorda un commento alle linee guida ANAC pubblicato da Edotto, l'Autorità può applicare sanzioni amministrative da 10.000 a 50.000 euro quando accerta ritorsioni, ostacoli alla segnalazione, violazioni dell'obbligo di riservatezza oppure il mancato svolgimento dell'attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute. Quest'ultima voce la sottovalutano in molti. Un'azienda che riceve una segnalazione e la archivia senza approfondirla non si mette affatto al riparo, e rischia anzi una sanzione per il solo fatto di non aver verificato.

Molestie sul turno di notte, un caso che abbiamo seguito

Una segnalazione interna riguardava il turno di notte di un reparto produttivo, dove un capo reparto, secondo quanto riferito, rivolgeva ad alcune lavoratrici a lui sottoposte attenzioni e pressioni di natura sessuale e, quando venivano respinte, si vendicava ostacolandone il lavoro e mettendone in cattiva luce l'operato. Fatti del genere avvengono quasi sempre senza testimoni, nelle ore in cui in azienda ci sono poche persone e nessun dirigente, e chi li subisce esita a esporsi per paura di non essere creduta e di pagarne le conseguenze.

Durante l'accertamento è emerso un elemento che nessuno si aspettava. Il capo reparto stava cercando di capire quale tra tre colleghe avesse scritto la segnalazione.

Quando la segnalazione riguarda molestie, al decreto 24 si affiancano l'articolo 26 del Codice delle pari opportunità, che considera le molestie sessuali sul lavoro una forma di discriminazione, e l'articolo 2087 del codice civile, che obbliga il datore di lavoro a tutelare l'integrità fisica e la personalità morale dei lavoratori. Attenzione, le molestie a volte restano fuori dall'ambito del decreto 24, che esclude le questioni legate al singolo rapporto di lavoro, e molte aziende estendono comunque il canale anche a queste segnalazioni; in ogni caso il Codice delle pari opportunità vieta qualsiasi ritorsione contro chi le denuncia.

Nella vicenda del turno di notte i tentativi di individuare l'autrice mostravano con evidenza che il contenuto della segnalazione riguardava da vicino il capo reparto e che lui era pronto a reagire contro chi aveva parlato, e una condotta del genere, che può già preludere a una ritorsione vietata dalla legge, una volta documentata ha messo l'azienda in una posizione molto più solida per decidere.

Quando la verifica conviene affidarla a un'agenzia esterna

Molte segnalazioni si chiariscono in casa, esaminando documenti, registri e procedure, mentre altre riguardano comportamenti che avvengono lontano dagli uffici, di notte o fuori dall'azienda, oppure chiamano in causa persone con un ruolo gerarchico tale da rendere imbarazzante, se non controproducente, un'istruttoria condotta dai colleghi. In situazioni come queste l'incarico formale del gestore o dell'Organismo di Vigilanza a un'agenzia investigativa autorizzata consente di lavorare senza che all'interno si sappia che una segnalazione è in corso di verifica, e chi svolge materialmente gli accertamenti non ha alcun bisogno di conoscere il nome del segnalante, che resta così fuori dall'indagine. Alla fine c'è una relazione fondata su fatti datati e verificabili, che l'azienda usa per le proprie decisioni e, se serve, porta davanti a un giudice.

L'errore che vediamo più spesso è convocare subito la persona segnalata, o i colleghi a lei più vicini, per sentire la loro versione. È un riflesso comprensibile. Sembra la cosa più corretta da fare, e invece mette in allarme chi potrebbe inquinare le prove o prendersela con il segnalante, e nella nostra esperienza basta una domanda imprudente rivolta alle persone sbagliate per mettere in pericolo chi ha trovato il coraggio di scrivere; lo stesso succede quando la segnalazione gira, magari in buona fede, tra più persone del necessario, o quando la verifica viene affidata a qualcuno che ha un legame gerarchico o personale con chi è coinvolto.

Segnalazioni infondate e segnalazioni strumentali

Una verifica fatta bene serve anche a dire che la segnalazione non era fondata. La persona accusata ingiustamente, senza un accertamento, resterebbe esposta a sospetti e voci di corridoio senza alcuna possibilità di difendersi, e la relazione che documenta l'infondatezza delle accuse diventa di fatto la sua tutela, oltre che quella dell'azienda che dovrà continuare a lavorare con lei.

Ci sono poi le segnalazioni strumentali, scritte per colpire un collega o un superiore, e conviene accertare anche queste, dal momento che la legge esclude la tutela per chi segnala in malafede e prevede conseguenze per chi diffama attraverso il canale di segnalazione.

Qualunque sia l'esito, l'azienda avrà dato seguito alla segnalazione e avrà deciso sui fatti, che è poi quello che la legge le chiede. Su questo lavora la nostra Divisione Compliance accanto agli Organismi di Vigilanza, che spesso hanno tutte le competenze per valutare una segnalazione e non hanno invece gli strumenti per verificarla sul campo senza esporre nessuno.