Come difendersi dallo spionaggio industriale

Un'azienda si difende dallo spionaggio industriale proteggendo le persone che hanno accesso alle informazioni e i luoghi in cui se ne parla, e quindi scegliendo con cura soci e collaboratori, muovendosi subito al primo segnale di una fuga di notizie e facendo controllare sale riunioni, uffici e veicoli con una bonifica eseguita da tecnici specializzati in contromisure elettroniche.

Di solito il sospetto nasce da un fatto che, preso da solo, si potrebbe anche spiegare con una coincidenza; un concorrente arriva sul mercato con un prodotto molto simile a quello che in azienda era ancora sul tavolo dei progettisti, oppure si presenta da un cliente storico con un'offerta che sembra scritta conoscendo la nostra, o ancora una notizia che doveva restare chiusa in una sala riunioni comincia a girare fuori. A quel punto l'imprenditore si domanda se qualcuno lo stia spiando. Fa bene a chiederselo.

Lo spionaggio industriale è l'acquisizione non autorizzata di informazioni industriali e commerciali e di segreti che appartengono a un'altra azienda, e nella pratica può passare da una microspia come da una mail inoltrata all'indirizzo sbagliato, da un documento fotocopiato o fotografato con il telefono, da una registrazione fatta durante una riunione. Quando l'informazione arriva nelle mani di chi non dovrebbe averla le conseguenze sono molto concrete, perché si perdono clienti, commesse e a volte anni di lavoro su un progetto che qualcun altro porterà a termine prima di noi.

Chi spia un'azienda e con quali strumenti

Chi pensa allo spionaggio industriale immagina quasi sempre un tecnico esterno con la valigetta piena di apparecchi, ma il punto debole, nella maggior parte delle situazioni, sta dentro l'azienda. Un'impresa concorrente, o qualcuno che lavora per suo conto, ha bisogno prima di tutto di una persona che gli apra la porta, e quella porta la apre spesso qualcuno di cui ci si fida, un socio che sta già guardando altrove e prepara la sua uscita, oppure un dipendente insoddisfatto che ha accesso a progetti, listini e offerte e decide di farne un uso diverso da quello per cui gli sono stati affidati. La fiducia è alla base di qualunque rapporto di lavoro e non potrebbe essere diversamente; quando però è mal riposta diventa l'anello più debole di una catena che dall'esterno sembra solidissima. Al ruolo delle persone abbiamo dedicato un discorso a parte nell'articolo su spionaggio industriale e fattore umano.

Quanto agli strumenti, oggi si comprano online senza spendere un capitale. Microspie, cimici e microcamere captano e registrano le conversazioni in una stanza o al telefono, un localizzatore GPS nascosto sotto un'auto aziendale dice dove si muove chi la guida e quali sedi frequenta, e le registrazioni audio e video restano, di fatto, il sistema più usato, accanto a quello più silenzioso che passa dai computer e porta all'esterno file su progetti nuovi, offerte e prezzi. Pensiamo a due colleghi che in ufficio parlano di un prodotto in arrivo, di un investimento o della formula chimica appena messa a punto in laboratorio, convinti di essere soli in una stanza dove nessuno ha mai controllato cosa ci sia dietro una presa o sotto il tavolo.

Selezione del personale e fiducia nei collaboratori

La prima difesa, per quanto possa sembrare banale, è non abbassare la guardia quando la fiducia in un socio o in un dipendente comincia a traballare per qualche motivo preciso; chiudere gli occhi davanti ai primi sospetti è la reazione più comune e anche la più costosa. Molto si può fare già al momento dell'assunzione, perché una verifica preassuntiva sulle esperienze professionali dichiarate dal candidato, fatta nei limiti che lo Statuto dei lavoratori consente, aiuta a capire chi si sta facendo entrare in azienda prima di dargli accesso a informazioni delicate, e come si svolge lo abbiamo spiegato parlando delle indagini preassuntive e reputazionali.

Attenzione però a non confondere la prudenza con il sospetto generalizzato. Un accertamento su una persona che lavora con noi si può fare quando c'è un diritto preciso da tutelare, come il know how o i segreti commerciali dell'azienda, e quando ci sono elementi concreti per pensare che sia stato violato; la semplice antipatia o una sensazione non bastano, e chi accetta incarichi del genere senza porsi il problema espone il cliente al rischio di vedersi contestare proprio la prova su cui contava. Va detto anche che un accertamento ben fatto non serve soltanto a trovare il colpevole. Quando scagiona il collaboratore sospettato, l'azienda smette di guardare nella direzione sbagliata e può concentrarsi su dove sta davvero la falla, conservando un rapporto che magari stava per rovinare senza motivo.

Il sospetto di una fuga di notizie va affrontato subito

Il tempo, in queste vicende, gioca sempre a favore di chi spia, perché anche un solo giorno di registrazioni o di file trasmessi all'esterno può bastare a compromettere una trattativa o un progetto. L'errore che vediamo più spesso, quando un'azienda ci chiama, è un altro, e cioè quello di parlarne con troppe persone prima di aver deciso cosa fare, magari riunendo i responsabili proprio nella stanza che si sospetta controllata, così che chi è all'origine della fuga viene avvisato prima ancora che si cominci a cercarlo. Meglio muoversi in silenzio, con pochi interlocutori e con un professionista che sappia distinguere ciò che si può verificare da ciò che è meglio lasciare ai legali.

Cosa fare se in ufficio si trova una microspia

La ricerca di microspie, microcamere e localizzatori è un lavoro tecnico che richiede strumenti e competenze specifiche. Le bonifiche ambientali e telefoniche vengono eseguite da tecnici specializzati in contromisure elettroniche, con cui DDS collabora, e vanno programmate con la stessa riservatezza di cui si parlava prima, senza annunciarle e senza farle coincidere con giorni in cui tutti sanno che l'ufficio resterà vuoto. Nelle sale dove si riuniscono i vertici ha senso ripeterle con regolarità, e a maggior ragione prima di una trattativa o di un'operazione straordinaria.

Se un dispositivo salta fuori, il gesto istintivo è staccarlo e buttarlo via, oppure portarlo trionfalmente in direzione; conviene invece lasciarlo dov'è, gestire la scoperta con calma, documentarla e valutare con i legali dell'azienda come procedere, perché solo così diventa possibile risalire a chi lo ha installato e far valere i propri diritti nei confronti di chi lo ha fatto.