Quando il dipendente in smart working non lavora davvero

I controlli sui dipendenti in smart working sono possibili, e un'agenzia investigativa autorizzata può verificare se nell'orario concordato il lavoratore si dedica ad altro, purché ci sia un sospetto fondato e l'accertamento riguardi un comportamento illecito e non il modo in cui lavora; quello che molte aziende sottovalutano è che i fatti vanno accertati prima di mandare la contestazione disciplinare, non dopo.

Una sentenza della Cassazione che le aziende dovrebbero leggere

Nel luglio 2026 è stata resa nota una pronuncia con cui la Corte di Cassazione ha confermato l'illegittimità del licenziamento di un lavoratore accusato di nove giorni di assenza ingiustificata durante l'emergenza Covid. Come ha raccontato Open, il lavoratore è riuscito a dimostrare con alcune email e una registrazione di aver lavorato da casa con l'assenso dell'azienda, la quale per giunta aveva registrato quelle stesse giornate in busta paga come ferie o permessi.

Può sembrare una vicenda di altri tempi, legata ai mesi in cui tutti lavoravano come potevano, ma l'errore che racconta lo vediamo ancora oggi.

Chi segue da anni il contenzioso sui licenziamenti disciplinari sa che in cause come questa l'azienda raramente perde perché il sospetto era infondato; la perde, molto più spesso, perché quel sospetto lo ha trasformato in una lettera di contestazione senza averlo prima verificato, fidandosi di una telefonata rimasta senza risposta o di un accesso ai sistemi registrato a un'ora strana. Con il lavoro agile la cosa si accentua, posto che il responsabile non vede più la persona alla scrivania e tende a riempire i vuoti di informazione con le supposizioni, e il giudice invece chiede fatti precisi, collocati nel tempo e riferibili con certezza a quel dipendente e non a un altro.

Cosa può controllare l'azienda quando si lavora da casa

La legge 81 del 2017, che regola il lavoro agile, consente al datore di lavoro di controllare anche la prestazione resa fuori dai locali aziendali, entro i limiti dell'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori e di quanto scritto nell'accordo individuale, che deve indicare anche come quel controllo viene esercitato. Attenzione, questo vuol dire che un sistema che rileva se il computer aziendale è attivo è legittimo soltanto se è stato introdotto con l'accordo sindacale o con l'autorizzazione dell'Ispettorato e se i lavoratori ne hanno ricevuto un'informativa completa; diversamente i dati che produce rischiano di non valere nulla proprio nel momento in cui servono.

Accanto a questo c'è lo spazio dei controlli difensivi, che la giurisprudenza ammette quando esiste il fondato sospetto di un illecito, e ne abbiamo parlato a lungo a proposito delle indagini sui dipendenti secondo la Cassazione. Pensiamo al dipendente che nell'orario concordato svolge un'altra attività, a chi usa la giornata da remoto per sbrigare faccende sue, oppure a chi ricorre a qualche artificio per far sembrare di esserci quando non c'è. È su questo terreno, e soltanto su questo, che si muove un'agenzia investigativa autorizzata, la quale di fatto non misura la produttività né guarda come il dipendente lavora, ma accerta se il comportamento sospettato si è verificato oppure no, con osservazioni svolte in luoghi pubblici o aperti al pubblico e riportate in una relazione.

Quanto e come si lavora resta affare dell'azienda e dei suoi strumenti.

Un computer sempre attivo in una casa dove non c'era nessuno

Un'azienda aveva concordato con i dipendenti in smart working, in modo trasparente e con un accordo del tutto regolare, la rilevazione dello stato di attività dei computer aziendali. Il computer di uno di loro risultava attivo praticamente sempre, a qualunque ora, e chi lo seguiva aveva cominciato a chiedersi se quella persona stesse lavorando davvero.

Il nostro accertamento si è svolto per intero all'esterno, osservando e documentando gli spostamenti del dipendente negli stessi orari in cui l'azienda vedeva la sua postazione attiva, e in quelle fasce la persona era spesso fuori casa, occupata in faccende che con il lavoro non avevano niente a che vedere. Viveva da solo e non aveva animali domestici. Nessun altro, quindi, poteva muovere quel mouse al posto suo.

Il resto lo ha spiegato un piccolo congegno, di quelli che si comprano online per pochi euro, che tiene il mouse in movimento continuo e fa risultare il computer attivo anche quando davanti allo schermo non siede nessuno.

Verificare prima di contestare

Quando un'azienda ci chiama con in mano soltanto i dati dei propri sistemi, la prima cosa che spieghiamo è che quei dati, presi da soli, possono raccontare l'esatto contrario di quello che accade, così come un'osservazione esterna senza quei dati documenterebbe soltanto un uomo che esce di casa, cosa in sé del tutto lecita; è l'incrocio delle due fonti a dare un fatto che si può contestare.

C'è anche una ragione di procedura, che spesso sfugge a chi non frequenta le aule di tribunale. La contestazione disciplinare deve essere specifica e tempestiva e, una volta spedita, fissa i fatti sui quali l'azienda dovrà poi difendersi in giudizio, per cui un addebito generico, costruito su dati parziali, lascia al lavoratore tutto lo spazio per rispondere con giustificazioni che nessuno sarà in grado di smentire; e se per raccogliere elementi si lascia passare troppo tempo dal momento in cui si è saputo dei fatti, la contestazione perde la tempestività e l'azienda rischia di perdere la causa per una ragione che con il merito non c'entra nulla.

Gli errori che vediamo più spesso nascono dalla fretta di fare da sé. C'è l'azienda che installa strumenti di monitoraggio non dichiarati o non conformi all'articolo 4, convinta di aver trovato una scorciatoia, e finisce per rendere inutilizzabili proprio le informazioni che voleva raccogliere, come è successo nel caso Coop con il GPS, dove il controllo era partito senza un fondato sospetto; e c'è chi chiede a un collega o a un conoscente di dare un'occhiata, con il rischio di violare la riservatezza del lavoratore e di portare in causa una testimonianza che l'avvocato della controparte smonta senza troppa fatica.

Un accertamento che regge parte invece da un sospetto circostanziato, che l'azienda deve saper descrivere già quando conferisce l'incarico, e prosegue con un periodo di osservazione proporzionato al comportamento ipotizzato, senza pedinamenti a tempo indeterminato. La relazione deve dire con precisione quando e dove i fatti sono avvenuti, così da poterla affiancare ai dati che l'azienda raccoglie legittimamente, e l'investigatore deve essere disponibile a confermarla come testimone, dato che davanti al giudice è quella deposizione, più ancora delle fotografie, a dare peso alla prova.

Capita poi, e non di rado, che l'accertamento dica che non c'è nulla da contestare. Il dipendente irreperibile a volte lavora davvero, magari la sera anziché al mattino, oppure sta gestendo un'esigenza familiare in modo maldestro ma lecito, e saperlo per tempo consente all'azienda di chiudere la questione con un chiarimento organizzativo e di tenersi una persona che non meritava di essere licenziata. Il consiglio, quindi, è di non scrivere nessuna lettera finché non si sa con certezza che cosa scriverci.