Il fondato sospetto viene prima dell'indagine sul dipendente

Un'indagine su un dipendente è legittima quando l'azienda ha un diritto preciso da difendere e un fondato sospetto, basato su circostanze concrete e riconoscibili, che quel diritto sia stato violato; se questi presupposti sono documentati prima dell'incarico, le aziende vincono le cause di licenziamento, come mostrano le ultime decisioni della Cassazione.

Nel 2019 una società si accorge che uno dei suoi letturisti, un dipendente che passa quasi tutta la giornata fuori sede, rende molto meno di prima, e non per qualche settimana. Decide di incaricare un investigatore, che tra agosto e ottobre del 2020 lo vede fare trasferte che con il lavoro non c'entrano nulla, fermarsi a lungo nell'auto aziendale, girare senza divisa e senza i dispositivi di protezione e timbrare da remoto prima di uscire di casa e dopo esservi rientrato. La Corte d'appello di Napoli conferma il licenziamento, e con l'ordinanza n. 24564 del 4 settembre 2025 la Cassazione respinge il ricorso del lavoratore, come riporta il commento della Rivista Labor.

Un diritto preciso, non una curiosità del datore di lavoro

C'è un passaggio che molti saltano. Le regole deontologiche del Garante per la protezione dei dati personali, dettate per chi svolge investigazioni private, consentono di trattare i dati di un'altra persona soltanto per far valere o difendere un diritto, anche in giudizio, e per il tempo che serve a quello scopo; in azienda quel diritto ha di solito un nome preciso, che può essere la tutela del patrimonio, la fedeltà di chi lavora per un concorrente, il corretto uso dei permessi oppure la verità delle ore dichiarate nei rapportini.

Diciamo che il confine si capisce meglio guardandolo dal lato sbagliato. Come passa le serate un collaboratore, chi frequenta, che cosa racconta dell'azienda agli amici sono cose che a volte un imprenditore vorrebbe sapere, ma nessuna corrisponde a un diritto. Un incarico che nasce da lì non si accetta. Lo stesso vale, e qui gli equivoci sono più frequenti, per la richiesta di verificare se il dipendente lavora bene o male, posto che la qualità e la quantità del lavoro le controlla l'azienda con i suoi responsabili.

La Sezione lavoro della Cassazione è stata molto chiara con l'ordinanza n. 30079 del 21 novembre 2024, scrivendo che il controllo affidato a guardie giurate o ad addetti di un'agenzia investigativa non può riguardare «in nessun caso, né l'adempimento, né l'inadempimento dell'obbligazione contrattuale», che deve essere mirato e «attuato ex post», cioè dopo che il sospetto è sorto, e che i controlli devono essere «limitati al minimo indispensabile per conseguire l'obiettivo legittimo». Abbiamo raccolto le altre pronunce su questo punto parlando di quando sono ammesse le indagini sui dipendenti.

Che cosa rende fondato il sospetto su un dipendente

Tornando al letturista, l'ordinanza del 2025 dice che il sospetto deve poggiare su «specifiche circostanze» che siano «materiali e riconoscibili, non espressione di un puro convincimento soggettivo». Il rendimento basso può essere una di queste circostanze, a condizione che il calo sia notevole, imputabile al lavoratore e di durata significativa; un rallentamento di un mese, magari dopo un cambio di zona o di responsabile, di fatto non lo è.

Nella vicenda dell'ordinanza del novembre 2024 l'innesco era stato un altro. All'azienda era arrivata una segnalazione nominativa, ritenuta autentica, su un tecnico che lavorava sul territorio, e le verifiche avevano poi mostrato che attestava orari di intervento falsi, svolgeva altre attività e usava abitualmente il mezzo aziendale per fini personali. Il ricorso del tecnico è stato respinto.

Nella nostra esperienza il primo colloquio con il cliente serve a separare con un po' di pazienza le voci di reparto e le antipatie tra colleghi da quello che si può mostrare a un terzo, come un nome, una data, la mail di un cliente che dice di non aver mai visto il tecnico all'ora scritta sul rapportino.

Documentare il sospetto prima dell'incarico investigativo

Un percorso ordinato è quello della sentenza n. 30821 del 24 novembre 2025, di cui ha dato conto Edotto. Un consorzio che svolgeva servizi di guardia per conto dei propri clienti aveva ricevuto lamentele dai clienti, aveva avvisato i dipendenti che i controlli sarebbero diventati più intensi e solo dopo aveva affiancato al direttore un'agenzia, incaricata di verificare in luogo pubblico; in tre occasioni una guardia è stata trovata ferma nell'auto di servizio in posti diversi da quelli indicati nei rapporti. Per la Corte il datore di lavoro può rivolgersi a un'agenzia quando l'indagine si svolge in luoghi pubblici e riguarda «condotte illecite estranee all'esecuzione della prestazione», e conta l'oggetto del controllo, non l'ora in cui avviene.

Pensiamo a un'azienda di installazioni che riceve da due o tre clienti la stessa lamentela, il tecnico che arriva con ore di ritardo o non arriva affatto, e che confrontando i suoi rapportini con quelli dei colleghi di zone simili trova differenze che vanno avanti da mesi. Il sospetto qui è fondato, e prima dell'incarico basta conservare le mail dei clienti con le date e i confronti fatti, annotando chi se n'è accorto e quando; su quelle carte l'avvocato dell'azienda spiegherà al giudice da dove è partito tutto, e l'agenzia costruirà un piano limitato a quei giorni e a quegli spostamenti.

Attenzione anche a quello che succede dopo, davanti al giudice. Il dipendente di una società di trasporti che timbrava e poi si allontanava per fatti suoi era stato reintegrato dal Tribunale, la Corte d'appello aveva poi dato ragione all'azienda e la Cassazione, con l'ordinanza n. 2565 del 3 febbraio 2025 riportata da LexCED, ha respinto il ricorso del lavoratore precisando che la relazione investigativa è prova valida quando è sostenuta dalla testimonianza diretta dell'investigatore e da un quadro coerente. In aula l'investigatore viene sentito come testimone, e capita che l'avvocato del lavoratore gli chieda come e perché sia cominciato il controllo; se il sospetto è scritto, datato e precedente all'incarico, rispondere è semplice.

Le volte in cui è meglio non procedere

Può sembrare strano che un'agenzia sconsigli un incarico, eppure succede, e chi ci conosce da anni lo considera parte del servizio. Un sospetto che si regge su un'unica voce riferita da altri, un rendimento calato da poco senza che nessuno ne abbia cercato le ragioni, una richiesta che riguarda in realtà il modo in cui la persona lavora sono situazioni in cui l'indagine partirebbe debole, e una prova raccolta su basi fragili rischia di essere giudicata inutilizzabile anche quando i fatti accertati sono veri.

Meglio allora fare prima le verifiche interne, o aspettare che i fatti, se ci sono, diventino riconoscibili. Quando invece i presupposti esistono, l'indagine conviene a chi la chiede comunque vada, potendo confermare il sospetto con fatti che reggono in giudizio oppure smentirlo prima che si rompa un rapporto di lavoro per un errore. Nelle investigazioni aziendali che riguardano i dipendenti il primo colloquio con il cliente pesa sull'esito della causa quanto i giorni di osservazione, e spesso l'imprenditore ha già in mano quasi tutto, una segnalazione datata, due mail di reclamo, un confronto tra rapportini che nessuno aveva ancora messo insieme.