Il controllo del computer del dipendente tra possibilità e limiti

Il controllo del computer del dipendente è lecito nei limiti dell'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, quindi sugli strumenti aziendali, se il lavoratore è stato informato in modo adeguato su come vanno usati e su come possono essere controllati e nel rispetto delle regole sulla privacy, e in presenza di un fondato sospetto di illecito sono ammessi anche controlli difensivi mirati; installare di nascosto programmi che registrano schermate, digitazioni o conversazioni non è invece mai consentito.

Capita che il titolare di un'azienda, convinto che un dipendente stia passando dati a un concorrente oppure usi il computer dell'ufficio per affari suoi, chieda al tecnico informatico di fiducia di installare un programma che registri tutto quello che succede su quella macchina, per poi presentarsi dall'avvocato con un fascicolo di schermate stampate e la certezza di avere in mano la prova. È la mossa sbagliata.

Il datore di lavoro, attenzione, può controllare il computer del dipendente, e su questo è bene essere chiari; lo può fare però dentro regole precise, che la legge ha scritto per proteggere la riservatezza e la dignità del lavoratore e che, giuste nel principio, finiscono spesso per ritorcersi contro l'azienda che ha un sospetto fondato e non sa come muoversi. Gli strumenti leciti per difendersi esistono, e conviene conoscerli prima di fare danni.

Cosa dice l'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori

L'imprenditore ha bisogno, per ragioni produttive o per tutelare il patrimonio aziendale, di sapere cosa accade con i suoi strumenti, e il lavoratore ha dal canto suo un diritto alla riservatezza che un controllo troppo invasivo calpesterebbe. Lo Statuto dei lavoratori cerca un equilibrio tra queste due esigenze e, in linea di massima, impedisce al datore di lavoro di tenere sotto osservazione costante l'attività dei dipendenti con telecamere o sistemi che la monitorano in tempo reale.

Per controllo del computer si intende l'esame dei dati che stanno sugli strumenti aziendali, come la posta dell'account di lavoro, i file e i registri di accesso. Sono strumenti che servono a rendere la prestazione, e per usarli non occorre l'accordo sindacale, come prevede il secondo comma dell'articolo 4; le informazioni che se ne ricavano, però, si possono usare a fini disciplinari solo se il lavoratore ha ricevuto un'informazione adeguata su come gli strumenti vanno usati e su come vengono controllati e se si rispetta la normativa sulla protezione dei dati, che è quanto dice il terzo comma. C'è poi un aspetto che molte aziende ignorano, posto che spesso nessuno se ne occupa finché non scoppia un problema, e cioè che conservare in modo sistematico i metadati della posta o i registri di accesso oltre quanto serve al funzionamento dei sistemi richiede a sua volta l'accordo sindacale o l'autorizzazione, come ha precisato il Garante per la protezione dei dati personali in un provvedimento del 2024.

Detto in parole semplici, non si può costruire un sistema che serva a sorvegliare minuto per minuto come lavora una persona, ma si può verificare se quella persona sta danneggiando l'azienda per cui lavora.

Controlli difensivi e fondato sospetto

I divieti dello Statuto riguardano lo svolgimento dell'attività lavorativa e non l'accertamento di reati o di altri illeciti commessi ai danni dell'azienda. Su questa distinzione si regge la figura dei controlli difensivi in senso stretto, cioè le verifiche dirette ad accertare un illecito specifico, come per esempio il furto di dati aziendali, che la Cassazione con la sentenza n. 25732 del 2021 ha ritenuto legittime a condizione che partano dopo il sorgere del fondato sospetto e riguardino i dati raccolti da quel momento in poi. Il quadro generale fissato dalla Corte lo abbiamo ricostruito parlando di quando sono ammesse le indagini sui dipendenti.

Il datore di lavoro può dunque esaminare il computer di un singolo dipendente quando sospetta che abbia tenuto una condotta capace di rompere il rapporto fiduciario o che abbia leso gli interessi dell'azienda. Ci vuole un diritto preciso da tutelare e un sospetto concreto che sia stato violato, non una curiosità o un'antipatia. E l'esito non è scontato, perché la verifica può anche dimostrare che il dipendente non ha fatto nulla di male; per l'azienda è comunque un risultato utile, visto che le permette di smettere di sospettare la persona sbagliata e di cercare altrove la causa di quello che non va.

Email, cronologia e dispositivi personali

Computer, di fatto, è una parola riduttiva, perché le stesse regole valgono per qualunque strumento elettronico aziendale, smartphone e tablet compresi. Il controllo può riguardare i messaggi scambiati con l'account di posta aziendale e anche i cookie e la cronologia delle ricerche in internet.

Il discorso cambia quando il dipendente lavora con un dispositivo suo. In quel caso l'azienda può controllare soltanto l'account aziendale, accedendovi da remoto, e non può mettere le mani sul telefono o sul portatile personale del lavoratore, che resta coperto dal suo diritto alla privacy.

L'analisi forense al posto dei programmi spia

Torniamo al titolare dell'inizio. Installare di nascosto un programma che registra schermate, digitazioni, chat o conversazioni non è mai consentito, e chi lo fa espone l'azienda e se stesso a responsabilità penali, per esempio per accesso abusivo a un sistema informatico o per intercettazione illecita di comunicazioni informatiche, previste dagli articoli 615-ter e 617-quater del codice penale. Il fascicolo di schermate, insomma, rischia di diventare un problema per chi lo ha raccolto prima ancora che per il dipendente, e la tutela che l'azienda cercava si perde proprio per il modo in cui si è cercato di ottenerla.

Quando nasce un fondato sospetto, il contributo più utile che un professionista può dare è l'analisi forense dei dispositivi aziendali, eseguita da tecnici specializzati con metodi che preservano l'integrità della copia e permettono di ripetere le verifiche in giudizio, accompagnata dove serve da accertamenti esterni sui comportamenti del dipendente, condotti da un investigatore autorizzato che conosce i limiti fissati dallo Statuto e dalla Cassazione. È questo che tiene il datore di lavoro al riparo dalle contestazioni sui controlli illegittimi e gli consente di dimostrare, in modo lecito e concreto, se i suoi sospetti erano fondati oppure no. Con un quadro documentato così, nella nostra esperienza, è anche più facile chiudere la controversia per via stragiudiziale, senza aspettare i tempi lunghi della giustizia ordinaria.