Falsificazione delle presenze e cartellino timbrato per un collega

La falsificazione delle presenze, che si tratti del cartellino timbrato per un collega assente, di fogli firmati al posto di altri o di attività dichiarate e mai svolte, giustifica di regola il licenziamento per giusta causa. Nel settore privato non è più un reato di falso ma può configurare una truffa ai danni del datore di lavoro, nel pubblico impiego è invece un reato specifico, e in entrambi i casi l’azienda deve essere in grado di provare chi ha timbrato e dove si trovava davvero il dipendente.

Quando il responsabile del personale di un’azienda ci chiama perché sospetta che qualcuno timbri per un collega, la prima cosa che chiede riguarda quasi sempre la denuncia, cioè se quel comportamento sia un reato e se convenga andare dai Carabinieri prima ancora di fare la contestazione disciplinare. La domanda è legittima. La risposta, però, cambia a seconda di dove lavora il dipendente, e spesso non è quella che il cliente si aspetta.

Nel privato il falso è stato depenalizzato, nel pubblico no

Nel settore privato il cartellino è, dal punto di vista giuridico, una scrittura privata, e da quando il decreto legislativo 7 del 2016 ha abrogato il falso in scrittura privata dell’articolo 485 del codice penale alterarlo non costituisce più un reato di falso; la condotta può però integrare la truffa ai danni del datore di lavoro, quando procura al dipendente una retribuzione per ore che non ha lavorato, e questa truffa è procedibile a querela, il che lascia all’azienda la scelta se agire o meno in sede penale. Sul piano del rapporto di lavoro le cose sono più semplici, perché chi falsifica le presenze rompe il vincolo di fiducia e la giurisprudenza considera di regola la sua condotta una giusta causa di licenziamento.

Diverso è il discorso per il pubblico impiego, dove la falsa attestazione della presenza è un reato specifico, previsto dall’articolo 55-quinquies del decreto legislativo 165 del 2001, e l’articolo 55-quater dello stesso decreto la mette tra le ipotesi di licenziamento disciplinare, senza lasciare all’ente i margini di valutazione che ha un datore privato. Che cosa succede quando il fenomeno coinvolge un’intera struttura pubblica lo abbiamo raccontato parlando del caso ASL TO4.

Attenzione quindi a chi presenta la denuncia penale come l’esito naturale di ogni falsa timbratura. Nel privato l’esito naturale è il procedimento disciplinare, e la querela per truffa è una possibilità in più, da valutare con il proprio legale caso per caso.

Le forme più comuni di falsificazione delle presenze

Il caso più frequente resta il badge passato a un collega, che entra alle otto e timbra anche per chi arriverà alle nove e mezza, oppure esce la sera per due. Nelle realtà dove il controllo è ancora cartaceo ci sono i fogli presenza firmati al posto di altri, e poi c’è la forma più difficile da far emergere, quella delle dichiarazioni sulle attività svolte, che riguarda chi lavora fuori sede, come il tecnico o l’agente che nel rapporto giornaliero segna visite e interventi mai fatti, o fatti in tempi molto diversi da quelli dichiarati. Qui il cartellino non c’entra nulla, ma la sostanza è la stessa, perché l’azienda paga un tempo di lavoro che non ha ricevuto.

Va detto che chi timbra per un altro commette lo stesso illecito di chi è assente. Nella contestazione rischiano entrambi.

Come si accerta chi ha timbrato e dove si trovava il dipendente

Il sistema presenze, da solo, dice che un badge è stato letto a una certa ora e niente di più; per arrivare a una contestazione che regga davanti al giudice bisogna dimostrare che quel badge era in mano a un’altra persona e che il titolare, nello stesso momento, si trovava altrove. È qui che serve l’accertamento investigativo, che si può fare soltanto se l’azienda ha un diritto preciso da tutelare, in questo caso la retribuzione pagata per ore non lavorate, e un sospetto concreto, nato per esempio da anomalie ricorrenti negli orari, da segnalazioni di colleghi o da incongruenze tra il rapporto di attività e quello che risulta da altre fonti aziendali.

Si lavora con osservazioni mirate e ripetute in luoghi pubblici, diciamo davanti all’abitazione o lungo il tragitto del dipendente nelle mattine in cui il sistema lo dà già al lavoro, e soltanto dove il fondato sospetto lo giustifica con riprese limitate nel tempo e nello spazio, in modo da collegare ciascuna timbratura contestata alla presenza o all’assenza reale della persona. Un episodio isolato non basta quasi mai. Il giudice vuole vedere che la condotta si ripete e che le date contestate coincidono con quelle documentate, ed è per questo che l’accertamento va impostato fin dall’inizio sulle esigenze legali dell’azienda e non sulla semplice curiosità di sapere.

Tutto confluisce nella relazione finale, con fotografie, filmati, orari e luoghi, che è il documento su cui l’azienda costruisce la contestazione disciplinare e che all’occorrenza può accompagnare una querela, una trattativa stragiudiziale o un contenzioso civile; perché valga qualcosa in giudizio deve essere scritta in un certo modo, e ne abbiamo parlato a proposito dell’importanza della relazione investigativa. La sanzione, a quel punto, la decide l’azienda, e può andare dalla semplice ammonizione per un episodio marginale fino al licenziamento per giusta causa.

Non sempre però l’esito è quello che il cliente aveva in mente. Può capitare che le osservazioni mostrino il dipendente esattamente dove doveva essere e che le anomalie degli orari avessero un’altra spiegazione, e anche questo è un risultato utile, perché l’azienda evita di licenziare una persona che il giudice avrebbe reintegrato e chiude un sospetto che altrimenti avrebbe continuato a pesare su tutto il reparto.

Controllo degli accessi e audit interni per prevenire le false timbrature

La prevenzione passa prima di tutto da come è organizzato il controllo degli accessi; un lettore collocato in un punto dove qualcuno vede chi timbra rende molto più difficile passarsi il badge, e i controlli periodici a campione sugli orari e sui rapporti di attività fanno emergere le anomalie prima che diventino un’abitudine. Conta anche spiegare ai dipendenti, senza toni minacciosi, che cosa rischiano, perché parecchi pensano ancora che timbrare per un collega sia un piacere che si fa tra amici e non un illecito disciplinare. Qualsiasi strumento di controllo nuovo, però, va scelto nel rispetto dello Statuto dei lavoratori e della normativa sulla privacy, e conviene parlarne con il proprio consulente prima di installarlo.